Vad är inköp?

Vad är inköp?

Är du intresserad av att lära dig mer om inköp, eller du kanske rentav står inför att besluta dig för om du skall studera till inköpare? I en artikelserie på tre delar dyker vi ner i grunderna i funktionen.

Själva namnet inköpare talar på ett enkelt sätt om vad yrkesrollen innebär i korthet, inköp av varor och/eller tjänster. En del inköpare är med från början då behoven ses över, medan andra inköpare sitter någonstans i en lång leveranskedja med små möjligheter att påverka behov. Kärnan i en inköpares roll är att fastställa krav, undersöka marknaden och utvärdera leverantörer samt att förhandla kontrakt och hantera risker. Det betyder mycket ansvar och skapar en mängd olika sätt att skapa mervärde i verksamheten på. Genom att använda rätt leverantörer kan inköparen aktivt bidra till att minska kostnader och operativa risker. Att skapa en korrekt uppfattning om risker och möjligheter är ett ofta dyrt och tidskrävande arbete.  Inköparens roll varierar från att vara en person som definierar vad det är som ska inhandlas till att exempelvis säkerställa leveranser och hålla nere kostnader. Denna bredd i yrkesrollen gör att definitionen på inköp och inköpare är svår att fastställa exakt.

När det gäller att stimulera innovation, så har inköparen ofta stort inflytande i ett företag. Inköparen bestämmer vilka leverantörer företaget ska arbeta med och genom att välja leverantörer som skapar mervärde och stimulerar innovation kan företaget bli mer konkurrenskraftigt. 

Det finns en lång rad områden man kan jobba inom som inköpare. Definitionen på inköp och inköpare är inte exakta, och många olika bolag använder olika namn för olika tjänster. I vissa mindre företag är gränserna mellan rollerna mer flytande, och i andra bolag sitter funktionerna på varsin sida av världen.

Det finns tre huvudsakliga uppdelningar inom inköpskategorin:
Operativ, strategisk och taktisk

Operativa inköpare (& logistikinköpare)
Inköp innebär mycket pappersarbete så som till exempel avropsbeställningar, godsmottagning, tullklarering, spedition, fakturahantering och leveransbevakning. Detta är det oftast den operativa inköparen som tar hand om. 

Strategiska inköpare
I små organisationer finns det oftast bara en strategisk inköpare och det är inköpschefen. I en större organisation blir däremot inköpschefens roll att täcka alla delar av organisationens anskaffningsprocesser och anskaffningsstrategier. En strategisk inköpare i ett större bolag kan exempelvis arbeta med att ta fram policys, kategori- och leverantörsstrategier, söka och utvärdera nya leverantörer och i vissa fall förhandla globala ramavtal. Ibland benämns de strategiska inköparna även som sortimentsinköpare, kategoriinköpare eller kategoriansvariga.

Taktiska inköpare (eller kontraktsinköpare)
Denna kategori upphandlar och kontrakterar leverantörer, omförhandlar avtal och ser till att flöden fungerar i stort. I en del företag är dock taktiska inköpare mer operativa och arbetar då mer mot leverantörsutveckling.

och så lite om offentliga upphandlare…
Vissa inköpare måste följa lagen om offentlig upphandling, vilket får avsevärda konsekvenser för hur allt upphandlingsarbete ska bedrivas. Oavsett bransch eller produktområde kallas ofta dessa personer för offentliga upphandlare. I allmänhet kan skillnaden mellan upphandling och inköp vara något subjektiv och i många fall även situationell. Många hävdar att det är utbytbara termer och så är det ofta för mindre företag där personalstyrkan är mindre, och gränserna mellan yrkesrollerna mer flytande. Andra menar att upphandlingar är en indikation på mer strategisk planering och aktiviteter på längre sikt. Omvänt ser de inköp som något illustrativt för fler dagliga transaktionsaktiviteter. 

Det får avsluta del ett i serien.
Nästa gång dyker vi ännu längre ner i varje del!

Källor:
https://www.achilles.com/sv/industry-insights/5-satt-som-inkopare-kan-gora-for-att-skapa-mervarde-i-verksamheten/
https://www.jobbsafari.se/cms/vad-gor-en-inkopare-egentligen?lang=sv
https://supplychaingamechanger.com/what-exactly-is-procurement-and-what-is-purchasing/
https://tools.effso.se/artiklar/inkopare/