Total Cost of Ownership (TCO)

Total Cost of Ownership (TCO)

Begreppet Total Cost of Ownership är ett viktigt begrepp för både säljare och köpare.
De inledande kostnaderna för köparen för att införskaffa en produkt kan vara relativt små. I alla fall om man jämför den kostnaden med den årliga kostnad som tillkommer för support av produkt samt underhåll. Att utvärdera totalkostnaden innebär att man inkluderar alla relevanta kostnader för att anskaffa och använda den produkt som upphandlas, sett över den tidsperiod som leverantören tillhandahåller tjänsten eller som varan används. Du bör undersöka dina produkter för att få en förståelse för den förväntade totalkostnaden över produktens livslängd. Kostnaderna som måste läggas till det ursprungliga inköpspriset för att beräkna de totala ägandekostnaderna (TCO) varierar beroende på bransch.

 

Total Cost of Ownership (TCO), är en beräkning utformad för att hjälpa människor att förstå och besluta mer informerade ekonomiska beslut. TCO tittar på de totala kostnaderna (inte bara inköpspriset) för en produkt, från köp till bortskaffande, inklusive förväntade kostnader som kan uppstå under produktens livstid. TCO konceptet har funnits länge och vissa experter tror att konceptet började redan på Napoleons tid.  Då var det ingenjörer som började ägna uppmärksamhet åt frågor som hur effektiviteten var hos kanoner och hur lätt de flyttades och reparerades samt hur länge de varade i aktiv tjänst.

Lite tips för att förstå innebörden av Total Cost of Ownership;

  • Dolda kostnader är alltid ett problem. Till exempel så kan ett nytt programvarupaket kräva grundutbildning för användare och kompletterande utbildning för nya användare som går vidare.
  • Finansieringsmetoden kommer att påverka de totala ägandekostnaderna. Se till att arbeta med din redovisnings- och finansavdelning för att se till att du har en fullständig bild av alla konsekvenser, kostnader och avdrag som är förknippade med ditt köp.
  • Glöm inte av arbetskraftskostnaderna. Du kan få effektivitet genom nya investeringar och därmed minska de totala driftskostnaderna. Fördelarna med dessa är att det kan täcka/uppväga de faktiska kostnaderna. Omvänt så kan du få ytterligare arbetskraftskostnader på grund av investeringen.
  • Den totala ägandekostnaden förändras ofta över tiden. Logiskt sett så kommer dina årliga reparationskostnader för en bil till exempel att stiga när den åldras. Se därför till att du tar hänsyn till de förväntade kostnadsändringarna som kommer ske under fordonets livstid.

Totalkostnadskalkyler bör användas för att jämföra anbud oavsett om det är en upphandling gällande varor eller tjänster. Kostnaderna som vanligtvis förekommer kan delas in i följande grupper:

  • Anskaffningskostnader, kostnader som har samband med själva inköpet, till exempel inköpspris, kostnader för frakt, installation och montering.
  • Omställningskostnader, kostnader för att byta leverantör eller för ändringar i samband med bytet, till exempel att en annan teknisk miljö etableras.
  • Löpande kostnader, kostnader för hantering av produkten, till exempel försäkringar, driftskostnader och reparationer.
  • Förbrukningskostnader, kostnader som direkt beror på förbrukningen, till exempel för el.
  • Avvecklingskostnader, kostnader för att fasa ut en leverantör/produkt, vid hävning av avtal eller då avtalsperioden är slut.

 

Totalkostnader kan också delas in leverantörskostnader och internkostnader.

Se nedan indelning:

  • Leverantörskostnader i form av ersättning till leverantören eller andra leverantörer. Leverantörskostnaderna kan alltid uttryckas i pengar.
  • Internkostnader hos köparen, till exempel för personal vid deltagande i olika möten och samverkan med leverantören. I detta fall utgår ingen ersättning till leverantören, däremot finns en tydlig intern kostnad.

Det är en utmaning att kunna se och fokusera på totalkostnaden. Sträva efter att få en balans mellan pris, kvalitet och leverans. Genom att försöka att alltid uppnå rätt pris, kvalitet och leverans, kan bästa totalkostnaden fås. Om du har rätt pris med rätt service så minimeras risken att något händer.

 

PS: Är du intresserad av att se över ditt företags totalkostnader? Eller kanske skapa en bättre översikt av bolagets avtal? Kika in här för att läsa mer om vad Sourcian Partner kan göra för just dig.

 

 

Källa:
https://www.thebalancecareers.com/total-cost-of-ownership-tco-2276009                                          https://inkopsradet.se/upphandling/del-7-utvardera-kostnaden/