Spendanalys – Vad är det?

Spendanalys – Vad är det?

Låt oss kika lite närmare på ett verktyg som med enkla medel kan optimera och förenkla din verksamhet. Spendanalysen.

Enkelt förklarat, i en spendanalys ser du över hur organisationens inköp är fördelade. Detta ger i sin tur en bild över din organisations inköps- och leverantörsmönster. Informationen du får ut är en bra förutsättning för vidare strategiskt inköpsarbete och ger dig svaren på följande frågor:

·         Vad är det vi köper?

·         Vem köper vi ifrån?

·         För hur mycket köper vi?

·         Vilka i organisationen är det som köper?

Med hjälp av analysen ringar du in organisationens hela inköpsvolym i de olika inköpsområdena. Det kan bli knepigt ibland men gör stor nytta.

Analysens svar på frågorna underlättar sedan för det strategiska arbetet genom att:

·         Identifiera intressenter

·         Skapa en relevant avtalsportfölj

·         Anpassa avtalsförvaltningen

·         Stödja avrop och arbetet med avtalstrohet

·         Effektivisera beställningsvägar

·         Möjliggöra proaktivt inköp

Spendanalysen är en förutsättning för att driva ett kategoristyrt inköpsarbete. Genom analysen hittar du också besparingspotentialer.

Även om spendanalysen ger en bra bild av hur inköpen ser ut och går till på organisationen är det viktigt att inte bara blicka bakåt. Det är också viktigt att ta hänsyn till de förändringar som planeras framåt.  

Vilka fördelar finns med spendanalysen?

 1.  Möjligheten att utvärdera att betalningsvillkoren följs.                                      

En spendanalys kan visa vilken andel av fakturorna som betalas för tidigt, för sent och i tid. Genom att undvika föreningsavgifter och genom att kunna förhandla fram bättre villkor för tidiga betalningar går det att spara mycket.

2.  Du får koll på de mindre leverantörerna.                                                

Om företaget har många leverantörer i en kategori men där några få leverantörer står för en betydande del av inköpen, så är det lätt att tappa kontrollen över det som går via de små leverantörerna. Om man räknar ihop alla inköp och det visar sig att de många små leverantörerna tillsammans står för en större inköpsvolym än de få stora leverantörerna, då behöver man analysera om man verkligen köper rätt sak av rätt leverantör i alla lägen.

3.  Kategorisera mera.                                                                              

Se till att allt ni köper från en leverantör verkligen är kategoriserat. Full kategorisering ger full visibilitet på era inköp och det är en bra grund för att kunna hitta besparingar och effektiviseringar.

4. Eliminera defekta data.           

Genom en spendanalys får ni bort defekta data, exempelvis felaktiga betalningsdatum, som riskerar sprida sig vidare till kvartalsrapporten och sedan till beslutsunderlaget som bygger på den rapporten och som resultat slipper ni helt enkelt fatta beslut på felaktiga grunder.

Hur arbetar ni med spendanalys?

Genom våra tjänster projekten och resursen kan vi hjälpa er med er spendanalys.

Välkommen att kontakta oss!

Källor:

https://www.freepik.com/

https://inkop24.se/5-skal-att-genomfora-en-spendanalys/

https://inkop24.se/spendanalys-vad-hur-och-varfor/

https://www.upphandlingsmyndigheten.se/organisera/strategiskt-inkopsarbete/inkop-som-styrmedel/steg-2/fa-en-overblick-over-organisationens-inkop/