15 Feb Indirekta inköpsprocessen och R2P – Utmaningar & Lösningar

Företagens totala spend ökar år för år, där indirekta inköp får en allt större del, främst IT* och tjänsteinköp* är områden som ökar mest. Mycket talar för att denna utveckling kommer fortsätta och man kan förvänta sig ännu högre grad av digitalisering och tjänsteinköp i framtiden. Ett ökat fokus på indirekta inköp är därför en rimlig förväntan. Vi möter dock många verksamheter där man upplever att det indirekta inköpsflödet, som är en delprocess av R2P (Request to Pay), är ineffektivt och inte stödjer verksamheten fullt ut. 

Utmaningar som påverkar R2P

En ineffektiv inköpsprocess beror så gott som alltid på brister i den samma. Med inköpsprocesser så avses här hela flödet “request to pay” (R2P), dvs från beställning till inköp och vidare till betalning.  Många gånger förlitar man sig dock på att den lokala inköparen håller samman och överbryggar bristerna (då stor del av processen ligger inom inköp) som temporär lösning. Detta försätter inköparen och hela processen under stress då överbryggning inte adresserar kärnorsaken till problemet.

Hög personalomsättning kan också förvärra en redan utsatt situation snabbt. Inköp finner sig snart fångade i en spiral av ett brandkårsagerande och får inta en alltmer reaktiv operationell roll i stället för den proaktivt strategiska. En trolig effekt av detta är en allmän kvalitetssänkning inom inköpsarbetet.

I många fall har företaget inte kunnat identifiera var exakt var problemet ligger och därför fortlöper situationen utan synbar lösning och den temporära lösningen blir permanent.

Anledningarna till detta kan vara många och i denna artikel tas två huvudorsaker upp;

• Dels en organisatorisk utmaning
• Dels utmaningar med inköpsprocessen

Organisatorisk utmaning

Ett företags verksamhet ofta är organiserad i en hierarkisk och vertikal struktur. Denna struktur är väl avpassad för både produktion och inköp av direktmaterial, där direkta materialinköp har återkommande att göra med en och samma beställningsorganisation. Med detta inte sagt att direkt inköp också har sina utmaningar, detta tas dock inte upp i denna artikel. Fortsättningsvis avses de indirekta inköpsprocesserna.

Utspridda beställare
För det indirekta och tvärfunktionella inköpet är beställarna ofta utspridda över samtliga verksamhetsområden vilket medför en slags horisontell beställningsorganisation. Detta förhållande är särskilt tydlig inom tjänsteinköp.

Den gängse organisationsstrukturen har därmed stora svårigheter att hantera denna situation med följd att en naturlig ledning av vem som äger och styr den fulla processen saknas.

Avsaknad av ledning och ansvar för processen
Sannolikt finns ändå en medvetenhet kring det organisatoriska problemet med tanke på hur företag hanterar tvärfunktionella projekt, där normen är att tillsätta en temporär ledningsgrupp bestående av representanter från samtliga involverade verksamhetsområden för att effektivt hantera beslutsfattandet i det tvärfunktionella samarbetet. Men trots att det tvärfunktionella inköpets fulla process R2P är en permanent process så saknas ofta ledning och ansvar för den fulla processen. Detta faktum har naturligtvis betydelse för den upplevda ineffektiviteten och där det direkta inköpsflödet har stöd i/av en ledningsstruktur måste det indirekta inköpsflödet i många fall fungera utan.

Utmaningen med det organisatoriska problemet kräver särskilda insatser från ledningens sida som vi kommer till senare. Men vanligt är att förhoppningen ställs till ett ökat samarbete mellan delprocesserna (verksamheterna), dvs att fler möten ska lösa upp knutarna. Ökat samarbete är i för sig av godo, men adresserar tyvärr inte kärnproblemet, dvs avsaknaden av ledningsstruktur. Anledningarna till man inte lyckats lösa organisatoriska problem för de indirekta inköpsflödena är många gånger multipla.

Problemet som sådant är svårlöst ur ett traditionellt organisatoriskt perspektiv:

• Ingen av de inblandade parterna har ett direkt ekonomiskt ansvar över samtliga processdelar.
• Flödesproblemet prioriterats inte fullt ut (detta trots allt större indirekta investeringar, särskilt inom IT inköp)
• Det kan finnas en övertro på  stödsystem som lösning
• Det kan finnas en övertro på möten som enskild lösning
• Det kan finnas en övertro på att inköpspersonalen själva kan överbrygga processproblematiken
• Kortsiktiga lösningsmetoder (brandkårsutryckningar) löser ej de strukturella problem

Processutmaning

Att förändra ett etablerade arbetssätt möter nästan alltid motstånd. I det här fallet kan det bero på att verksamheterna många gånger tidigare själva skött själva inköpsarbetet och gärna behåller så mycket kontroll som möjligt.

Utmaning 1: Samsas om en gemensam process

En stor utmaning med R2P för indirekt material är att olika verksamhetsområden ska samsas om en gemensam process som berör beställning ex. tjänsteinköp och/eller IT inköp. Här blir också skillnaden mellan de linjära och direkta inköpskategorierna mer tydlig. I den linjära beställs produktionsbehovet av en och samma funktion, medans för den tvärfunktionella är i stort sett samtliga verksamheter inblandade som beställare. De olika verksamheterna har egna krav och åsikter om vad som ska utföras och vad som är viktigt för dem och agerar därmed ej unisont. Processen måste därför alltid bli en kompromiss, där ingen blir helt tillfreds men där heller ingen blir fullständigt missnöjd.

Utmaning 2: Överlämningspunkterna

R2P flödet kan även vara uppdelat i olika delprocesser där varje verksamhet ansvar sin för sin egen beställarorganisations process. Vanligt förekommande är då att delprocessen suboptimeras för eget behov.
Hur som helst är det vid överlämningspunkterna (som kan liknas vid kittet mellan processdelarna) man oftast finner svagheterna i R2P processen. Funktionella överlämningspunkter är extremt viktig för processens flöde och effektivitet och måste därför fungera klanderfritt. Kanske har man inte till fullo förstått eller helt enkelt misslyckats med att implementera vad som utgör grundkrav för nästa mottagande del. Detta skapar gråzoner och oklarheter i vem som ska utföra vad och är sannolikt den största enskilda orsaken till effektivitetsproblemet.

Sammantaget ställer detta höga krav på utformandet av den fulla processen R2P, oavsett vilken modell som än väljs.

Standardiserade processer och “way of working”

Vi har alltså utmaningar med både organisation och en process i vad som bör vara en sammanhängande och sömlös process. Några av syftena med processer är att etablera effektiva arbetssätt och samtidigt möjliggöra ett gemensamt och standardiserat arbetssätt som alltid leder i mål. En väl utarbetad process ska fungera både effektivt och utesluta stopp i processen, inget s.k. ”dead end” ska kunna uppstå.

R2P-processen bör också sätta ramverket för vilket inom ”way of working” ska fungera i förhållande till företagets regler och policys. Om processerna visar sig för krångliga eller svåra att förstå förlorar de dock sitt värde och personalen finner andra sätt att slutföra sitt arbete på. Detta leder oundvikligen till olika arbetssätt och ineffektivitet. Design och utprovningsarbete av processen är därför av största vikt och måste utföras grundligt.
I detta fall inriktar vi oss på indirekt inköp och det mest vanligt förekommande processproblemet.

Anledningarna till utmaningarna är sannolikt multipla och i någon mening samverkande:

• Processen är dysfunktionell i någon form
• Processen är byggd på ”way of working” som inte nödvändigtvis är den mest effektiva
• Föråldrad inköpskultur där verksamheten antingen själva har skött el. sköter inköpen
• Avsaknad av ägandeskap för den fulla processen (delprocessernas summa)
• Avsaknad av kravställning och definitioner i överlämningsfasen mellan delprocesser
• En okunskap om den alltmer krävande juridiska verkligheten kring ex. IT-inköp
• En övertro på att inköpspersonal kan överbrygga processproblematiken själva.
• Ovilja från verksamheten att tappa manövreringsutrymmet att själva styra inköpen
• Ovälkommen insyn i verksamhetens inköp (av olika skäl)
• Suboptimerad process
• Processer anses tråkiga och störande för ”way of working”
• Bristande styrdokument så som inköpspolicy
• Bristande processtrohet

Åtgärder som kan förbättra R2P processen

Det upplevda intrycket att indirekt inköp är ineffektivt och inte stödjer verksamheten fullt ut påvisar att det finns problem att lösa. En fullständig omorganisation är inte självklart att rekommendera, då detta bär med sig nya och tidigare okända utmaningar, men det finns enkla åtgärder som drastiskt kan förbättra flödet.

Åtgärd 1 – Utse en ägare av R2P processen

Vad gäller organisation är det av största vikt att utse en ägare av hela R2P processen med vars uppgift/funktion är att säkerställa att alla delprocesser harmoniserar i ett fungerande flöde.
Ett tydligt ledningsmandat att utföra de förändringar som anses vara nödvändiga rekommenderas starkt.

Åtgärd 2 – Överlämningspunkterna

Trots att varje separat delprocess kan vara funktionell är det som tidigare nämnts vid överlämningspunkterna som flaskhalsarna oftast uppstår. Se därför noga över kravspecifikationer mellan processtegen samt minimera även möjligheten att leverera ofullständig information.

Åtgärd 3 – Processtrohet

Problem kan även uppstå i funktionella processer, dessa problem är snarare kopplade till vikande processtrohet och indikerar på bristande styrning. Processtrohet är A och O för alla processer.

Åtgärd 4 – Ett grundligt “change management” viktigt

Tänk på att utföra ett grundligt ”change management” arbete vid implementation av nya/förändrade arbetssätt.

______________________________________________________________________________

Upplever ni ineffektivitet i era inköpsprocesser idag?

Behöver ni bollplank och stöttning? Välkommen att kontakta oss!

______________________________________________________________________________________

Källor:

• Artikel: Gartner Says Worldwide IT Spending to Grow 4% in 2021
• Artikel: Service Sector – Sector of the economy that produces and offers services
• Image by vector4stock on Freepik
• Image by rawpixel.com on Freepik
• Image by fabrikasimf on Freepik
• Image by storyset on Freepik