Hur undvika “Vilda västern” inköp?

Hur undvika “Vilda västern” inköp?

Tydliga inköpsrutiner och avtalstrohet är grunden för att hålla nere inköpskostnaderna i ett företag. Och det fina i kråksången är att det ökar vinsten!

Som inköpare upprättar man avtal med de leverantörer som man anser är bäst lämpade att leverera den tänkta produkt eller tjänst och har genom förhandling fått fram accepterade priser och villkor som ska ge trygga leveranser och hög kvalitet. Trots det finns det tendenser bland övrig personal att ignorera gällande avtal, eller att de faktiskt inte känner till att det finns aktuella avtal för det som ska köpas/avropas för det tilltänkta ändamålet. Resultatet blir att de väljer egna leverantörer och förhandlar priser själva. Detta kallas för “vilda västern” på inköpsspråk.

Prispressaren – hjälten som stjälper företaget

I en av huvudrollerna i “vilda västern” ser vi prispressaren.


Utan att tänka på eventuella konsekvenser och totalkostnaden, fokuserar prispressaren endast på pris. Genom att pruta vill prispressaren bli hjälte på företaget genom att uppvisa de absolut lägsta priserna. Ett lågt produktpris kan dessvärre komma att bli mer kostsamt i slutändan, till exempel i form av försämrad leverans eller sämre kvalitet, som i värsta fall drabba slutkunden och det egna företaget. I den förhandlingsduellen står ditt företag som förlorare.

Dolda kostnader i vilda västern

Ett ytterligare problem med ”vilda västern” inköp är ökad administration för ekonomi- och inköpsavdelningen eftersom det måste läggas upp nya leverantörer i affärssystemet och hanteras fakturor från fler leverantörer än de som ingår i avtal. Hamnar produkterna dessutom på lagerhyllan så blir det mer lagerhanterings-kostnader för uppmärkning och emballagehantering. Om dessutom de årliga inköpsvolymerna hos leverantörer på avtal blir lägre än estimeringen, går priserna med största sannolikhet upp också…

Det stora problemet med ”vilda västern” är att man inte ser helhet och totalkostnad, och desto större problem blir det när många människor i företaget tar sig friheten att på egen hand leka revolverman och lägger tid på fel saker. Detta kan på sikt skada affärsrelationer med viktiga leverantörer och resulterar till slut i företagsdilemman som kostar onödigt mycket pengar.

Här följer 6 råd för att undvika “vilda västern”:

#1   Se till att det finns en tydlig inköpsstrategi i företaget.

#2   Låt rätt person göra rätt saker. Inköparens roll är att förhandla attraktiva priser och fördelaktiga villkor med leverantörerna.

#3   Förankra inköpsstrategin internt i företaget så att alla förstår vad det innebär och varför det är viktigt med avtalstrohet.

#4   Ha fram tydliga beställningsrutiner på användarnivå så att man får ett gemensamt arbetssätt i företaget och alla strävar åt samma håll.

#5   Följ upp inköpsbeteende, inköpsvolym och leverantörsprestation under året för att kunna öka volymen  ytterligare och därmed sänka priserna.

#6   Se till att alla processer är tydliga och under kontroll ÖVER TID, det är insidan som speglas utåt. Företaget måste agera professionellt för att upplevas professionellt av leverantörerna.

Förutom sänkta kostnader och ökad lönsamhet kan dessa råd hjälpa ditt företag att skapa större förhandlingskraft gentemot leverantörerna. Med relationer över tid skapas en win-win situation samt minskar tidsåtgången att hantera många leverantörer och rätta till problemen som uppstår. Med en inköpsstrategi och internt code of conduct gällande avtal kan företaget ligga i framkant och agera proaktivt istället för reaktivt.