Hur blir en upphandling framgångsrik?

Hur blir en upphandling framgångsrik?

Det är mycket som påverkar. Vem fattar besluten? Hur mycket tid finns? Hur ser mandaten ut? När kommer inköpskompetensen in i processen och hur god kompetens har man om det man ska köpa in? Varje affär är unik, trots det så finns det likheter och mönster som återkommer. Här följer tio principer som du kan använda som riktmärken vid upphandling och inköp.

Princip 1 – Fastna inte i expertrollen Kunskapen om och förståelsen av lagstiftningens grunder är viktig. Lås inte fast dig vid bestämda tidsuppfattningar och föreställningar om vad man får och inte får göra. Försök att identifiera de möjligheter som finns och det svängrum som regelverket har skapat. Kombinera stor integritet med lyhördhet och kreativitet.  

Princip 2 – Lös upp knutar och för saker framåt Det gäller att hitta knep för att få fram viktig information för att göra en bra affär och att hålla koll på hela processen. Man behöver kunna leda en diskussion, ställa frågor för att identifiera både problem och lösningar. Ligga steget före och ha en plan för processen. Lyssna, sammanfatta, planera tiden effektivt så att man tar arbetet framåt.  

Princip 3 – Agera affärsman/affärskvinna i gränslandet kund – leverantör 

Denna bild har ett alt-attribut som är tomt. Dess filnamn är image.png

Det är viktigt att förstå samspelet mellan köpare och säljare och omsätta denna kunskap i affärssituationen. Du behöver kunna se helheten, kunna förstå motparten och marknaden, kunna förhandla samt att förstå affärsjuridik utan att vara expert.

Princip 4 – Börja med ett blankt papper Ta bort alla mallar, alla systemstöd och alla metodhandböcker.  Det är en utmaning att sätta sig ner med ett blankt papper. Men då kan du forma affären på det sätt som är optimalt med hänsyn till vad som ska hända snarare än vad som redan har hänt.

Princip 5 – Lyft fram alla risker och identifiera brister 

Risker och brister behöver synliggöras för att få till en bra affär. Ska man bara göra en risk- och konsekvensanalys bör man göra den i inledningen av arbetet då det finns störst möjligheter att påverka.

Princip 6 – Förbered utvärderingen väl Det är viktigt att utvärderingen täcker in allt man tycker har betydelse för val av anbud. Att utvärderingen görs på ett konsekvent sätt mellan kraven, mellan dem som utvärderar och när det gäller poängsättning samt mellan anbuden. Utvärderingen ska vara enkel att förstå för alla inblandade.  

Princip 7 – Förankra och skapa överblick Att göra saker tydligt och enkelt handlar om att ha koll på helheten och skapa struktur i arbetet. Exempel att tänka på är att alla behöver veta vad som händer och när.  Alla behöver få en överblick över de olika alternativen i en upphandling och hur processen ser ut. Anpassa ambitionsnivån efter vad som ska upphandlas. Gör en plan och låt den leva. Bestäm vem som gör vad.  

Princip 8 – Prata mera med varandra  

 Dialog är något man behöver ha genom hela upphandlingsprocessen, före, under och efter upphandlingen. Inför en upphandling kan det finnas ett behov av att få input från marknaden.  Under anbudstiden kan muntlig kommunikation stärka förtroendet för processen och öka förutsättningarna för ett bra slutresultat. Efter tilldelningsbeslutet, ge relevant och konstruktiv återkoppling till de leverantörer som inte har vunnit.

Princip 9 – Låt avtalet leva Att göra ett bra avslut och en bra överlämning till verksamheten. Tänk på att genomföra en kontraktsgenomgång med avtalsansvariga och närmast berörda. Implementera interna rutiner som stöder avtalsinnehållet och tydliggör vem som gör vad. Upprättande av checklista över vad som ska följas upp och kontrolleras, hur det ska göras och av vem.

Princip 10 – Prioritera rätt i uppföljningen

Uppföljning av leverantörer är ett arbete som är lätt i teorin men kan vara svårt i praktiken. En viktig princip för avtalsuppföljning och leverantörsstyrning är att man gör jobbet i början av avtalsperioden. Det lönar sig att vara noggrann och se till att verksamheten och leverantörerna fullgör sin del av avtalet.

Källa: Tio principer för en framgångsrik upphandling – Löwstedt Lundell Bergström 2015