Bra leverantörsrelationer – Receptet på sänkta kostnader

Kund och leverantör skakar hand. Bra leverantörsrelationer – Nyckeln till sänkta kostnader. Kund och leverantör skakar hand

Bra leverantörsrelationer – Receptet på sänkta kostnader

Att skapa goda relationer med leverantörerna kräver tid, energi och en hel del envetenhet. Det uppstår ofta frågan inom organisationer om vad som finns att vinna på att investera dessa resurser i leverantörsrelationer. Varför ska man spendera år på att bygga upp relationer i en värld som ständigt förändras? Finns det något värde i detta arbete? I denna artikel sammanfattar vi några av de viktigaste anledningarna till varför det är värt att bygga starka leverantörsrelationer.

Vikten av att kategorisera sina leverantörer

Att kategorisera sina leverantörer är en kritisk process, och Peter Krajljics matris är ett utmärkt verktyg för detta. Matrisen delar in leverantörer i fyra segment: ”leverage” (maktmedel), ”strategic” (strategisk), ”routine” (rutin), och ”bottleneck” (flaskhals) där kunden/köparen har olika stora möjligheter att påverka leverantören och inköp[1]. Denna indelning hjälper till att identifiera var fokus bör ligga i relationsskapandet, speciellt när det gäller strategiska och flaskhalsleverantörer där energin bör koncentreras.

För att skapa goda leverantörsrelationer är kategorisering av leverantörer nödvändigt. Kraljics matris hjälper till med det

Grundläggande hörnstenar för att skapa en bra leverantörsrelation

För att en framgångsrik kund- och leverantörsrelation skall  kunna skapas så måste dessa hörnstenar finnas på plats;

  • Förtroende
  • Ömsesidigt beroende
  • Gemensamma värderingar
  • Gemensam syn på normer [2]

 

Kontinuerligt arbete för hållbara leverantörsrelationer

Det går dock inte inte att slå sig till ro när relationen har byggts upp baserat på dessa värderingar, utan man måste kontinuerligt arbeta på att smörja kugghjulen i kund och leverantörsrelationerna.

Människor arbetar vid skrivbord

För att underhålla och stärka kund- och leverantörsrelationerna krävs ett oavbrutet arbete med regelbundna möten, besök, och proaktiva insatser för att övervinna eventuella utmaningar som kan uppstå.

Det är viktigt att förstå att detta arbete aldrig upphör; det fortsätter dagligen över många år, eller tills relationen avslutas. Det är även viktigt att vara förberedd på att relationer kan återupptas. Att inte bränna broar är därför den bästa taktiken för ett lyckat inköpsarbete. Dessutom bör relationer byggas på realistiska förväntningar om vad båda parter kan få ut av samarbetet.

Öppenhet och tillit: Nyckeln till framgångsrika partnerskap

Öppenhet och tillit i informationsutbytet är A och O för starka samarbetsrelationer mellan företag. När kunden får tillgång till information om kostnadsstrukturer, innovationer och framtidsplaner från leverantören så underlättas besparingsarbetet, planeringen, utvecklingen och utformandet av gemensamma mål. Om företagen är öppna, ärliga och håller sina signerade NDA (Non Disclosure Agreements) så kan rejäla besparing och synergier skapas [3].

Att bygga djupa leverantörsrelationer

En strategi som bland annat de stora japanska bolagen jobbar med är horisontell integration av leverantörsledet. Det vill säga en integration där anställda på samma nivå hos kunden och leverantören har ett djupare samarbete. Bolagen som köper in varor skickar anställda till leverantörerna för att arbeta med dem vilket ger möjligheten att ta fram bästa möjliga produkt, samt hitta potentiella besparingar på plats vid utvecklingen och tillverkningen av produkten[4]. Kunskapsutbytet går båda vägarna och gästingenjörer från leverantören bjuds in för att arbeta hos kunden.

Grundläggande hörnstenar för att skapa en bra leverantörsrelation

Supplier Quaility Engineer (SQE) och inköpare måste också delta i detta samarbete. Samarbetet bidrar till att kunden får en djupare förståelse och empati för leverantörens situation och var smärtgränsen för besparingar går.

Det är också viktigt att leverantören har en stabil situation, så att den kan bibehålla leveranser genom hela projektet och eventuellt även erbjuda service och reservdelar framöver.

En upparbetat leverantör/kundrelation är även bra för framtida projekt och utveckling. Det sparar pengar, tid och resurser att slippa lära känna varandra igen och arbeta upp en ny relation.

Hur sänks kostnaderna vid upparbetade kund/leverantörsrelationer?

Vid en upparbetad leverantörsrelation så sänks kostnaderna på grund av att administrationen minskar. Exempelvis förenklas rutinerna för inköpsordrar, snabbar upp godkännandeproceduren för inköp, beställningar, hantering av leveranser samt godkännande och registrering av nya leverantörer. Dessutom effektiviseras processen med audit av leverantörens kvalitetsarbete om man använder en upparbetad leverantörskanal [5].

Hur sänks kostnaderna vid en upparbetat kund/leverantörsrelation

Vendor Managed Inventory (VMI) och reducerade lagernivåer utgör andra effekter av ett utökat samarbete mellan leverantör och kund, vilket bidrar till minskat bundet kapital och förbättrat kassaflöde. Genom en fördjupad insikt i leverantörens leveranskedja möjliggörs optimal tajming i beställningar, vilket leder till effektiva kostnadsbesparingar [6].

Vid en upparbetad och långsiktig leverantör/kundrelation så har leverantören också satsat mycket resurser och energi i förhållandet. Detta engagemang motiverar leverantören att anstränga sig ytterligare för att behålla kunden genom förstärkt samarbete och troligtvis arbeta lite hårdare vid “cost reduction” arbetet. Därmed är leverantören mer benägen att proaktivt föreslå förbättringar som gör deras produkt eller tjänst mer konkurrenskraftig.

Sammanfattning

Att bygga kund- och leverantörsrelationer där båda parter engagerar sig i att skapa förtroende, minska kostnader, förbättra kvaliteten och kontinuerligt utveckla produkten, resulterar i en win-win-situation som ger långsiktiga fördelar. Denna process kräver tid och energi, men investeringen är väl värd ansträngningen, särskilt under ekonomiskt tuffa tider, till exempel när det råder lågkonjunktur, eller vid snabba marknadsförändringar.

________________________________________

Tips:

Läs gärna vår kunskapsartikel Leverantörskvalitet – nyckeln till en hållbar relation samt se vårt inspelade webinar Så säkrar stora bolag sin leverantörskvalitet

Källor:
  • [1] Peter Kraljics, Purchasing must become Supply Management – Harvard Business Review, 1983
  • [2] Copra, Sodhi, (2004)
  • [3] Monzcka et al. (2009)
  • [4] Liker, Choi (2004)
  • [5] Calantone och Bonner
  • [6] Van Weele (2010)