02 Sep En god avtalshantering skapar affärsnytta
En god avtalshantering skapar affärsnytta. Som företagare ingår du nästan dagligen olika typer av avtal. Ett avtal är juridiskt bindande och en värdehandling. Trots det är det många företag som saknar kontroll, övervakning och en aktiv hantering av sina avtal. Detta kan medföra oönskade konsekvenser att inte ha koll på avtalshanteringen i verksamheten.
Bristande avtalshantering
Med en bristfällig hantering och överblick blir det en näst intill omöjlig uppgift att ha kontroll när olika avtal ska omförhandlas eller när de måste sägas upp.
Ett enda missat avtal som löper ut kan medföra stora onödiga kostnader och andra oönskade konsekvenser.
Konsekvenser av att inte ha koll
Följande konsekvenser riskerar ert företag att drabbas av genom bristfällig kontroll- och hantering av avtal;
- Betalning för tjänst som inte längre behövs
Många företag lägger pengar på tjänster de inte ens behöver. Det är riktigt tråkigt att behöva fortsätta betala för en vara/tjänst som inte längre behövs. Vill det sig riktigt illa innebär förnyelsen av avtalet lång tid innan det avtalsperioden löper ut.
- Onödigt dyrt och villkor som inte längre överensstämmer med behoven
Bidrar avtalen till företagets lönsamhet? Det kanske det gjorde när avtalet tecknades men hur väl möter villkoren i avtalet företagets behov just nu? Inför varje ny avtalsperiod finns möjlighet att se över villkor och förhandla priser. Genom att avtalet automatiskt förnyas missas chansen att pressa priser eller mota leverantörens prishöjningar.
- Ineffektivitet och förlorad tid kostar pengar
En annan aspekt som det inte pratas om lika mycket vad gäller konsekvenser av bristfällig kontroll över avtalen, är den slösade tiden som går åt att söka och leta efter avtal. Tidsläckage kostar pengar. Hur mycket tid kunde istället lags på värdeskapande aktiviteter?
Dessutom, genom att inte koll och överblick i organisationen riskerar man att teckna liknande avtal som redan finns.
Prioritera era avtal och avtalshantering och uppnå högre affärsnytta
Vi ger er följande rekommendationer för att få effekt på er avtalshantering.
-
Ta kontroll över era avtal
Vår första rekommendation är att införa en hantering och bevakning av era avtal. Genom bättre kontroll och överblick kan ni säkra att inte uppsägningstider missas eller att tid slösas bort på grund av ostrukturerat arbetssätt. Detta kommer spara er tid och pengar.
-
Prioritera er avtalshantering och förhandla!
När ni har kontroll på era avtal kan ni börja arbeta aktivt med dom. Vår andra rekommendation när ett avtal är på väg att löpa ut, se över priser och villkor löpande. Schemalägg det i kalendern som en aktivitet, så att det får prioritet och fokus.
Tips för lyckosam förhandling!
-
Glöm inte bort ”Svansen”
I inköpsvärlden kallar man de avtal som ligger utanför kärnverksamheten för ”svansen” men som behöver finnas för att verksamheten ska fungera. Svansen utgörs av de 80 % av avtalen som utgör 20 % av kostnaderna. Exempel på sådana är avtal är lokalhyra, kontorsstädning, IT-leverantör, telefoni, tjänstebil, kaffemaskin etc.
Vi ser att många företag i första hand fokuserar på de avtal som ligger närmast deras kärnverksamhet och de 20 % som utgör 80 % av kostnaderna.
Därav bortprioriterar eller hinner man inte med att arbeta med ”svansen” vars avtal bara löper på. Genom att även arbeta aktivt med dessa avtal kan man spara pengar samt säkra att villkoren stödjer verksamheten på rätt sätt.
-
Ökad effektivitet med digital avtalsprocess
Att digitalisera avtalsprocessen kan göra hanteringen enklare och effektivare och spara er tid. Vår fjärde rekommendation att se över er process och om ni kan uppnå effektivitet och tidsbesparing genom ett digitalt arbetsflöde.
Hur kan en digital avtalsprocess se ut?
I vår tjänst Sourcing on Demand kan vi hjälpa er med er avtalshantering.
30 minuters fri konsultation
Vi har lång erfarenhet inom området bollar gärna med er hur det ser ut i er verksamhet. Kanske kan det hjälpa er komma vidare på egen hand eller kanske önskar ni hjälp inom något område.