8 steg för att uppnå en lyckad inköpsförändring

8 steg inköpsförändring

8 steg för att uppnå en lyckad inköpsförändring

 

Varför behöver man göra en inköpsförändring?

Varför behöver man göra en inköpsförändring? Tittar vi på omvärlden idag både globalt och lokalt är det väldigt många utmaningar just nu som tvingar företagen att tänka lite annorlunda där det kanske är svårare att få varor från till exempel Kina än tidigare. Vi står just nu i ett läge med begränsningar i råmaterial och transportflöden där vi måste ändra om kontinuerligt. Vad är det nya normala läget? Är det som det var innan pandemin eller ska vi ställa in oss på att behöva förändra hela tiden med korta intervaller?

Inköpsstrategin – är den fortfarande aktuell?

Inköpsstrategin som sattes för kanske 3-4 år sedan, är den fortfarande aktuell? Redan innan pandemin fanns ett behov av inköpsförändring då allt idag sker fortare och fortare. Behovet av förändring är kanske större nu än någonsin. Senaste tiden har inköpare inte kunnat luta sig tillbaka och göra som man gjort tidigare utan har behövt parera snabbt. Såväl pandemin som kriget i Ukraina har påverkat oss stort och har fått sidoeffekter vi hade svårt att ana.

Det är viktigt att ha med sig hela organisationen när det kommer till att arbeta med inköpsförändring.

Ökade krav inom hållbarhet

Vi ser också ändrade krav inom hållbarhet och miljöfrågor där en del företag valt att ställa om sin produktion mot mer miljövänliga alternativ. Det finns många utmaningar idag med råvarubrist och problem med logistikflöden samtidigt som kraven ökar inom hållbarhet. Inköp har en nyckelroll när det gäller att få hem varor och material och dessutom på ett hållbart sätt. Tips: Titta gärna på vårt webinar “Hållbara inköp- Hur förhålla sig till ökade krav?”

8 steg för att lyckas med en inköpsförändring:

Följ dessa 8 steg för att uppnå en lyckad inköpsförändring:

Steg 1 – Skapa förståelse

Att skapa ett klimat för förändring är viktigt så att alla i hela organisationen förstår varför förändringen kommer att ske och med vilket syfte.

Personer som inte förstår syftet med förändringen och varför den ska genomföras kan uppleva hot och rädsla. Det är en naturlig reaktion för det vi inte känner till och förstår.

Steg 2 – Bygg ditt team

Vi kan inte vara ensamma i en transformation. Förutom inköp behövs controllers, styrgrupp och inte minst ledningen för att förändringen inte ska bli ett inköpsprojekt utan en förändring som spänner över hela bolaget. Det är också viktigt att det finns rätt resurser för genomförandet. Du behöver inte ha ett stort team, det viktiga är att teamet består av nyckelpersoner som finns både högt upp och långt ut i organisationen.

Steg 3 – Skapa stöd och mandat

När förståelsen finns och teamet är byggt, först då kan stöd och mandat skapas. Det är viktigt att det finns ett förtroende och att inte ta tillbaka mandat längs vägen vilket kan sänka motivationen hos arbetsgruppen eller de som får mandat indraget.

Steg 4 – Kommunikation

Det finns många sätt att nå ut med information men viktigt att tänka på är att engagera och aktivera mottagarna. Vid en större förändring är det viktigt att tänka på att kommunicera på olika nivåer och i olika kanaler, skapa dialog och svara på frågor från organisationen.

Steg 5 – Riv praktiska hinder

Det är viktigt att alla vet vem man kan vända sig till om man stöter på problem. Oavsett om det är tekniska bekymmer, kompetens eller knappa tidsmarginaler behöver hinder och motstånd kunna mötas med stöttning på olika sätt.

 

Steg 6 –  Sätt upp delmål och fira delmålen

Vi kan inte vänta tills en stor transformation är klar utan vi behöver under resans gång mäta resultat och för att få med sig verksamheten fira delmålen.

Steg 7 – Släpp inte taget

För att komma i mål med ett projekt eller en förändring är det viktigt att inte släppa taget. Det är vanligt att när man nästan nått målet släppa teamet och tänka att ”nu är det bara raksträckan kvar”, vilket är ett misstag om man vill lyckas hela vägen.

Steg 8 – Säkerställ en långsiktig planering tillsammans

Vi kommer inte hela vägen fram om inte allas beteende ändras, därför är det viktigt att alla är med och att planeringen framåt sätts tillsammans. Det är bra att efter projektet dokumentera vad som gått bra och dåligt för att ta med sig lärdomar till nästa projekt.

————————————————————————————————————————————————————

Artikeln bygger på ett webinar som hölls den 28e april 2022 med Ted Nordquist och Louise Ronnevi Alwall. Du kan se webinariet här: